Stakeholder Questionnaires
Posez quelques questions simples aux personnes qui font réellement le travail, puis intégrez leurs réponses à votre analyse d’impact sur les activités.
À quoi sert la page
Stakeholder Questionnaires (questionnaires aux parties prenantes) est une page de la console Lavawall®, dans la section Continuité des activités. Lavawall est la plateforme RMM, de sécurité et de conformité de ThreeShield, conçue et hébergée au Canada. À propos de cette fonctionnalité.
Les personnes qui dirigent un processus ou qui s’occupent d’un fournisseur connaissent généralement les détails qui comptent pour la planification de la continuité : comment elles contourneraient une panne, quand une interruption ferait le plus mal et comment les données sont sauvegardées. Cette page leur envoie un court questionnaire par courriel et assure le suivi des réponses.
Chaque personne reçoit un lien personnel. Elle n’a pas besoin d’un compte Lavawall. Les questionnaires portant sur un fournisseur ou un processus précis sont envoyés à partir des pages Vendor Inventory et Business Impact Assessment (le bouton Ask the owner). À partir de cette page, vous pouvez envoyer des jeux de questions généraux et prêts à l’emploi, par exemple un jeu qui demande au personnel quels outils il utilise.
Lorsque des réponses arrivent, vous les examinez et sélectionnez Apply to record. Lavawall ne remplit que les champs encore vides du fournisseur ou du processus, et n’écrase jamais ce que vous avez déjà consigné. L’ensemble des questions et des réponses est versé au dossier de l’enregistrement, et tout ce qui n’a pas pu être rempli automatiquement reste dans la fenêtre des réponses pour que vous le copiiez manuellement. Les outils nommés dans un recensement d’outils sont ajoutés à votre inventaire de fournisseurs.
Ce que vous voyez
- New questionnaire : envoyez un jeu de questions prêt à l’emploi à une personne par courriel.
- Filtres de statut : Tout, Awaiting, Answered et Applied.
- Tableau des questionnaires : Sent to, About (le fournisseur, le processus ou le flux de données concerné), Statut, Sent et Answered.
- Actions de ligne : View answers, Resend with a new link et Annuler.
- Answers : les questions et les réponses, avec Apply to record.
Comment envoyer un questionnaire général
- Sélectionnez New questionnaire (ou Send the first one si la liste est vide).
- Choisissez le Questionnaire type. Une brève description du jeu de questions apparaît en dessous.
- Saisissez le courriel de la personne et, au besoin, son Nom et une Note to include (par exemple « Cela nous aide à terminer notre plan de continuité. Merci ! »).
- Sélectionnez Send. La personne reçoit un lien personnel par courriel.
Comment examiner et appliquer les réponses
- Sélectionnez Answered pour voir les questionnaires qui ont reçu des réponses.
- Sélectionnez View answers sur la ligne.
- Lisez les réponses. Sélectionnez Apply to record et confirmez Apply these answers?. Seuls les champs vides sont remplis; rien n’est écrasé.
- Copiez manuellement tout ce que vous voulez conserver d’autre, puis sélectionnez Fermer.
Comment renvoyer ou annuler un questionnaire
- Pour le renvoyer, sélectionnez Resend with a new link et confirmez. Le lien des courriels précédents cesse de fonctionner; les réponses déjà enregistrées sont conservées.
- Pour l’annuler, sélectionnez Annuler sur la ligne et confirmez avec Cancel it. Le lien cesse de fonctionner pour le destinataire.
Conseils
- Envoyez les questionnaires portant sur un processus ou un fournisseur précis à partir de la page de celui-ci avec Ask the owner, afin que les réponses soient liées au bon enregistrement.
- Utilisez le filtre Awaiting pour voir qui n’a pas encore répondu, et renvoyez le questionnaire avec un nouveau lien à titre de rappel.
- Les questionnaires prennent moins de cinq minutes à la plupart des gens.
- Les questionnaires sans réponse et les réponses non encore appliquées figurent aussi sur la page Suivi.
- Si l’application ne trouve aucun champ vide à remplir, le questionnaire est tout de même marqué comme appliqué afin qu’il disparaisse de votre liste de tâches.
Dépannage
- « This request has expired. Send a new one. »
- Les liens expirent au bout d’un certain temps. Renvoyez le questionnaire avec un nouveau lien ou envoyez-en un nouveau.
- Le destinataire dit que le lien ne fonctionne pas.
- Il a peut-être été remplacé par un renvoi ou annulé. Renvoyez le questionnaire avec un nouveau lien.
- Je ne vois pas New questionnaire, Resend ou Cancel.
- Votre rôle de conformité ne comprend pas l’autorisation d’envoyer des demandes.
- « Your GRC role does not include access to questionnaires. »
- Demandez à un administrateur de modifier votre rôle de conformité.
Guides pratiques qui utilisent cette page
Articles connexes
Besoin d’aide ?
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