Flux de données
Documentez où circulent vos renseignements, ce qu’ils contiennent, comment ils sont protégés et quelles frontières ils franchissent.
À quoi sert la page
Flux de données est une page de la console Lavawall®, dans la section Continuité des affaires. Lavawall est la plateforme de RMM, de sécurité et de conformité de ThreeShield, conçue et hébergée au Canada. À propos de cette fonctionnalité.
Les lois sur la protection des renseignements personnels, les auditeurs et les cyberassureurs demandent souvent où vont les renseignements personnels. Cette page vous permet de consigner chaque flux de renseignements en langage clair, par exemple des fichiers de paie envoyés à la banque ou des coordonnées de clients saisies dans un CRM, ainsi que le type de renseignements qu’il contient.
Pour chaque flux, vous consignez son point de départ et sa destination, s’il va vers l’un de vos fournisseurs, s’il contient des renseignements personnels, de paiement ou de santé, comment il circule, à quelle fréquence, s’il est chiffré en transit et où il est stocké, s’il quitte le pays, la raison pour laquelle vous avez le droit de le communiquer, et la durée pendant laquelle la destination le conserve.
La page propose des flux d’après vos fournisseurs clés, vos processus importants et votre secteur d’activité. Le volet Foreign processing regroupe ensuite tous les pays que touchent vos données, à la fois par vos fournisseurs et par les flux de cette page. Ces renseignements alimentent automatiquement vos documents Data Flow et Foreign Processing Disclosure.
Ce que vous voyez
- Barre d’outils : Add a data flow et Export CSV.
- Suggested data flows : des flux prêts à l’emploi fondés sur vos fournisseurs, vos processus et votre secteur d’activité. Chacun ouvre l’assistant déjà rempli. Le volet est déployé tant que vous n’avez aucun flux.
- Tableau des flux de données : chaque flux avec From → To, l’indication qu’il contient des renseignements personnels (avec des marqueurs supplémentaires pour les cartes de paiement et les renseignements de santé), qu’il quitte le pays, ainsi que la méthode, le chiffrement, la fréquence et le fondement juridique.
- Foreign processing : les pays que touchent vos données, classés « via vendors » et « via flows ».
Ajouter un flux de données
- Sélectionnez Add a data flow (ou Document the first flow si la liste est vide), ou choisissez l’un des Suggested data flows.
- À l’étape 1. What moves?, saisissez What should we call this flow?, une description en une phrase, Where does it start?, Where does it go? et, facultativement, le fournisseur de destination. Tapez pour rechercher dans vos fournisseurs; si le fournisseur n’y est pas, choisissez + Add a new vendor et un court formulaire s’ouvre par-dessus l’assistant.
- À l’étape 2. What is in it?, cochez si le flux comprend des renseignements sur des personnes, des données de carte de crédit ou de paiement, ou des renseignements de santé. Certaines cases sont cochées d’avance d’après vos réponses précédentes; décochez celles qui sont inexactes.
- À l’étape 3. Protection & borders, choisissez How does it get there? et How often?, cochez si le flux est chiffré pendant son transit et où il est stocké, puis répondez à Does any of it leave the country?. Si oui, saisissez les codes de pays à deux lettres, séparés par des virgules.
- Choisissez Why are we allowed to share it? et saisissez How long does the destination keep it?.
- Sélectionnez Save flow. Rien n’est enregistré tant que vous ne le faites pas.
Modifier ou supprimer un flux de données
- Dans le tableau, sélectionnez le bouton Edit de la ligne, apportez vos changements avec Back et Next, puis sélectionnez Save flow.
- Pour retirer un flux, sélectionnez le bouton Delete et confirmez. Cette action est irréversible.
Examiner le traitement transfrontalier
- Faites défiler jusqu’à Foreign processing.
- Vérifiez les pays listés via vendors et via flows. Pour ajouter un pays, marquez un flux comme quittant le pays, ou consignez les pays de traitement du fournisseur dans Vendor Inventory.
Exporter vos flux de données
- Sélectionnez Export CSV pour télécharger tous les flux dans un fichier de feuille de calcul.
Conseils
- Un flux qui transporte des renseignements personnels au-delà d’une frontière affiche un bouton en forme de bouclier dans sa ligne. Sélectionnez-le pour lancer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le transfert, ou pour ouvrir celle qui existe déjà.
- Réfléchissez aux endroits où des renseignements quittent un lieu pour arriver dans un autre : fichiers envoyés à la banque, coordonnées de clients saisies dans un CRM, factures envoyées par courriel.
- Associez le flux à un fournisseur pour que les pays de traitement et le risque du fournisseur se retrouvent dans vos documents.
- Vous ne savez pas quels pays? Consultez la page sur la vie privée du fournisseur, à la mention « where we store data ».
- Les choix de fondement juridique sont : They agreed (consent), Needed for the contract, The law requires it, Legitimate business need et Not sure.
- Survolez les icônes de chiffrement dans le tableau : elles indiquent si le flux est chiffré pendant son transit et où il est stocké.
Dépannage
- « No cross-border processing documented yet. »
- Aucun flux n’est signalé comme quittant le pays et aucun fournisseur n’a de pays de traitement consigné. Ajoutez l’un ou l’autre et il s’affichera.
- « There is nothing to export yet. »
- Ajoutez au moins un flux de données avant d’exporter.
- « Your GRC role does not include viewing this page. »
- Demandez à un administrateur de modifier votre rôle de conformité.
- Je ne vois pas dans la liste le fournisseur que je veux.
- Saisissez son nom dans la zone du fournisseur et choisissez + Add as a new vendor. Un court formulaire s’ouvre par-dessus l’assistant. Si ce choix n’apparaît pas, votre rôle de conformité ne permet pas d’ajouter des fournisseurs; demandez à un administrateur.
Guides de tâches qui utilisent cette page
Articles connexes
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